Antes da inteligência artificial, o escritório precisa organizar processos e dados

A organização do escritório entrou no centro de um debate da OAB sobre inteligência artificial: antes de ampliar o uso de ferramentas, é preciso estruturar a informação e os processos que elas vão utilizar. A Comissão Especial de Controladoria Jurídica e Legal Ops do Conselho Federal discutiu o tema em 1º de setembro, em encontro divulgado pela entidade no dia seguinte.

A reunião abordou aplicações na organização documental, na visualização de tarefas e nos fluxos de trabalho. Presidida por Marcela Campos e com participação de Bernardo de Azevedo e Souza, a discussão reforçou a necessidade de combinar tecnologia com gestão. Não houve, nesse encontro, a edição de uma nova norma que obrigue escritórios a adotar ferramentas ou modelos de organização.

A questão prática é anterior à escolha do produto. Se a equipe não consegue identificar qual documento está atualizado, quem assumiu uma demanda ou o que falta para concluir uma entrega, introduzir uma automação não resolve essas indefinições por si só. O sistema pode executar uma sequência corretamente e, ainda assim, produzir uma entrega inadequada porque recebeu a versão errada de um arquivo.

Controladoria jurídica, neste contexto, diz respeito à organização e ao acompanhamento da operação: entrada de demandas, distribuição, controles e verificação da conclusão. Legal Operations amplia essa perspectiva para a gestão de recursos, tecnologia, dados e serviços jurídicos. As funções podem se sobrepor, e a divisão concreta depende do porte e da estrutura de cada organização; não há necessidade de criar departamentos com esses nomes para começar a organizar o trabalho.

O percurso de uma demanda revela onde estão as falhas

Um exemplo hipotético ajuda a visualizar o problema. Um cliente encaminha documentos por e-mail, acrescenta uma informação em mensagem e recebe uma solicitação de esclarecimento por telefone. Uma ferramenta que resuma apenas o primeiro envio pode produzir um texto coerente, mas incompleto. A lacuna está na forma de reunir o material, antes mesmo de se discutir a qualidade da resposta da IA.

Uma medida gerencial é definir onde ficará o registro principal dessa demanda, quem poderá atualizá-lo e como a equipe distinguirá a informação confirmada da que ainda depende de conferência. Não se trata de copiar todos os arquivos para todas as plataformas. O objetivo é permitir que a pessoa responsável localize a versão adequada e conheça a origem do dado utilizado.

Também faz diferença separar recebimento, execução, revisão e encerramento. Marcar uma tarefa como concluída porque o primeiro rascunho ficou pronto encobre o trabalho que ainda resta. Para uma minuta, por exemplo, a conclusão pode depender da conferência jurídica, da aprovação de quem tem responsabilidade pela entrega e do registro de que a versão correta foi encaminhada ao destinatário.

O desenho precisa contemplar as exceções. Uma ausência, um documento ilegível ou uma divergência cadastral não deveriam deixar a demanda sem destino. Como recomendação de organização, convém estabelecer quem recebe o aviso de falha, quem substitui o responsável e em quais situações a execução deve parar. Esse arranjo evita confundir a existência de um procedimento com a certeza de que ele funcionou naquele caso.

Para começar, um escritório pode selecionar um fluxo restrito, descrever suas etapas e observar as devoluções para correção. A comparação útil não é apenas entre o tempo gasto para gerar duas primeiras versões, mas entre os percursos completos até uma entrega aprovada. Trata-se de uma proposta de avaliação operacional, e não de um resultado de produtividade medido pela reportagem.

Dados organizados também exigem limites de acesso

A escolha do primeiro fluxo também depende do custo de uma falha. Organizar documentos de treinamento sem informações de clientes permite examinar a sequência de trabalho em condições diferentes das de uma peça prestes a ser protocolada. Não há equivalência entre esses usos. Um piloto deve declarar o que consegue demonstrar e quais situações relevantes ainda ficaram fora da avaliação.

Considere uma segunda situação hipotética: uma ferramenta separa documentos por tipo e sugere uma ordem de leitura. A equipe pode conferir se todos os arquivos foram incluídos, se houve troca de categoria e se a ordenação é útil. Isso não demonstra que a mesma ferramenta conseguirá interpretar corretamente uma cláusula controvertida. O sucesso de uma tarefa administrativa não deve ser apresentado como validação automática de uma tarefa jurídica diferente.

Treinamento interno, por sua vez, não se limita a mostrar onde clicar. Quem participa do fluxo precisa reconhecer uma resposta incompleta, saber a quem encaminhar uma dúvida e compreender quando deve executar o procedimento alternativo. Um teste de passagem entre pessoas pode ser tão revelador quanto o teste da ferramenta: se ninguém consegue continuar o trabalho após uma ausência, a operação permanece dependente de conhecimento que não foi compartilhado.

A organização não autoriza disponibilizar indiscriminadamente o acervo a uma ferramenta. A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece, entre seus princípios, necessidade, qualidade dos dados e segurança. Para informações pessoais, isso exige considerar a finalidade do tratamento, a pertinência dos dados utilizados e as medidas de proteção, além das demais condições legais aplicáveis. Um cadastro organizado não elimina essa avaliação.

As recomendações sobre IA aprovadas pelo Conselho Federal da OAB em novembro de 2024 também situaram confidencialidade, privacidade, ética profissional e comunicação entre os pontos de atenção. A própria divulgação institucional distinguiu esse documento de uma norma criadora de novas sanções. A existência de orientações específicas sobre tecnologia não substitui os deveres profissionais já aplicáveis ao exercício da advocacia.

Em junho de 2026, a OAB anunciou ainda um plano nacional de inteligência artificial que inclui governança e capacitação. A iniciativa ajuda a contextualizar o debate de setembro, mas não equivale à certificação de ferramentas nem demonstra que determinado escritório já esteja preparado para utilizá-las. Anúncios institucionais e condições concretas de uma contratação são informações diferentes.

Na avaliação de um fornecedor, o escritório pode transformar necessidades operacionais em perguntas verificáveis: quais pessoas acessam o material, como um acesso é revogado e como recuperar o trabalho se o serviço ficar indisponível? As respostas devem corresponder ao produto e ao contrato efetivamente utilizados. A mesma marca pode oferecer modalidades com condições distintas, e uma promessa comercial genérica não esclarece todos esses pontos.

A decisão de automatizar fica mais consistente quando há um responsável pela tarefa, uma fonte de informação identificada, um critério de conferência e um caminho de correção. Esses elementos não garantem ausência de erro, mas tornam possível reconhecer o problema e atuar sobre ele. Para o escritório, a primeira entrega de um projeto de IA pode ser justamente compreender melhor o trabalho que pretende automatizar.