O trabalho aumentou, o honorário não: como esclarecer o que está incluído no contrato

Um contrato pode manter o mesmo valor enquanto o trabalho necessário para atendê-lo se amplia. Reuniões adicionais, novos documentos e solicitações de outras áreas da empresa exigem tempo, mas a resposta não é simplesmente cobrar por cada pedido que chega. Primeiro, escritório e cliente precisam compreender o que já está incluído no serviço e o que representa uma alteração do compromisso assumido.

A delimitação do escopo e o registro das atividades foram temas de uma jornada da OAB realizada em 20 de agosto, segundo notícia divulgada no dia seguinte. O encontro discutiu a organização dos escritórios como parte da gestão de riscos. A reflexão tem aplicação concreta na relação contratual: uma descrição imprecisa do serviço dificulta tanto o planejamento da equipe quanto a compreensão do cliente sobre o que receberá.

O Código de Ética e Disciplina da OAB já estabelece, no artigo 48, a preferência pela contratação escrita e a necessidade de clareza sobre objeto, honorários, pagamento e extensão do patrocínio. Não se trata de uma regra criada no encontro de agosto. Para serviços processuais, o texto exige esclarecer o alcance da atuação; também contempla o encerramento da causa por acordo.

Antes de chamar de adicional, confira o compromisso original

Um exemplo hipotético é a revisão de um contrato comercial. A chegada de uma contraproposta não significa necessariamente um novo serviço: a negociação pode integrar o trabalho ajustado. Situação diferente pode ocorrer se, durante esse atendimento, o cliente solicitar a análise de uma operação independente. A distinção depende do que foi combinado, e não apenas da quantidade de páginas recebidas.

Expressões amplas como assessoria completa não resolvem todas as dúvidas sobre o alcance do atendimento. Na organização da proposta, convém explicar as atividades abrangidas em linguagem que o cliente compreenda e identificar os limites relevantes. Um documento extenso, repleto de termos técnicos, pode continuar pouco esclarecedor sobre entregas, interlocutores e etapas de aprovação.

Para o escritório, registrar uma solicitação ajuda a recuperar o contexto: quem pediu, qual era o objetivo e que mudança foi identificada em relação ao trabalho previsto. Esse registro é um instrumento de gestão, não uma autorização automática de cobrança. A equipe deve distinguir o lançamento interno de horas ou tarefas do ajuste efetivamente estabelecido com o cliente.

Quando houver ampliação a negociar, a conversa pode apresentar o novo serviço, a repercussão sobre a entrega e as condições propostas. Formalizar o que for acordado reduz dúvidas posteriores. O procedimento não deve ser usado para transformar em adicional uma providência já devida nem para impor unilateralmente valores retroativos por trabalhos cuja contratação está em discussão.

Também é importante definir quem pode aprovar alterações em nome de cada parte. Em uma empresa, a pessoa que encaminha documentos nem sempre é a mesma que possui atribuição para negociar condições comerciais. Como recomendação operacional, o escritório pode identificar esses interlocutores na contratação e conferir mudanças quando houver substituição de responsáveis.

Custo interno e cobrança ao cliente são coisas diferentes

O acompanhamento de um contrato continuado pode incluir uma conversa periódica sobre o serviço efetivamente solicitado. Esse encontro não precisa começar por uma proposta de aumento: pode revelar que o cliente precisa de uma entrega diferente, que certas reuniões deixaram de ser úteis ou que demandas semelhantes chegam por caminhos distintos. A revisão da organização pode anteceder a discussão comercial e fornecer elementos concretos para ela.

No exemplo de uma empresa com várias unidades, uma questão encaminhada por duas filiais pode ser o mesmo problema, descrito de formas diferentes. Antes de tratar cada mensagem como trabalho adicional, vale conferir se existe duplicidade e quem reúne as informações do contratante. A definição de um interlocutor não elimina a autonomia técnica do advogado; serve, nesse desenho de gestão, para reduzir ruído na transmissão das demandas.

Também pode ser útil distinguir previsão de volume e limite contratual. A estimativa de quantas consultas serão recebidas ajuda o escritório a planejar recursos, mas não deve ser confundida com uma cláusula que não foi ajustada. Se a proposta utiliza quantidade, período ou modalidade de entrega como referência comercial, a redação precisa permitir que as partes compreendam a consequência de uma variação, em vez de deixá-la para uma interpretação unilateral posterior.

Na renovação, o histórico organizado permite discutir o futuro sem reescrever o passado. As partes podem avaliar novas condições para o próximo período, observando as regras e o contrato aplicáveis. É diferente de apresentar ao cliente, depois de concluído o atendimento, uma lista de adicionais que ele desconhecia. O controle interno ganha utilidade quando melhora o planejamento e a clareza da relação, não quando apenas acumula registros para uma cobrança inesperada.

Medir o trabalho ajuda a planejar, mesmo quando a remuneração não é calculada por hora. Um acompanhamento pode separar execução, revisão e retrabalho para compreender o esforço até a entrega. Essa informação permite discutir capacidade e propostas futuras, mas não altera, por si só, o modelo de remuneração de um contrato em andamento.

Uma atividade que levou mais tempo que o estimado pode revelar uma dificuldade não prevista, uma estimativa inadequada ou uma falha interna. São situações diferentes de uma ampliação solicitada pelo cliente. Agrupá-las sob o rótulo de trabalho extra impede diagnosticar o problema e pode transferir indevidamente ao contratante uma discussão que pertence à organização do escritório.

Na avaliação financeira, vale ainda separar dinheiro recebido, valores a receber e recursos necessários para executar o atendimento. A entrada de uma parcela não demonstra, isoladamente, o resultado econômico do serviço inteiro. A equipe pode usar essas informações para revisar suas estimativas sem prometer que um novo método de controle produzirá determinada margem ou economia.

O artigo 49 do Código de Ética relaciona a fixação moderada de honorários a elementos como complexidade, trabalho e tempo envolvidos. Esses parâmetros não se resumem a uma contagem mecânica de tarefas. A análise das condições de contratação deve preservar a natureza profissional do serviço e observar as regras aplicáveis, sem reduzir a relação jurídica a uma lista automática de cobranças.

Urgências exigem cuidado adicional. A existência de uma dúvida comercial não torna irrelevantes os deveres profissionais assumidos ou uma providência necessária à proteção dos interesses confiados ao advogado. A condução deve considerar o compromisso em vigor e as circunstâncias do caso, sem usar a negociação como justificativa genérica para deixar uma demanda desassistida.

O controle de escopo funciona melhor quando permite conversar antes que a divergência se transforme em conflito. Para o cliente, oferece uma descrição compreensível do atendimento. Para o escritório, ajuda a separar crescimento legítimo do serviço, obrigações já assumidas e problemas internos de execução. Essa distinção é mais útil que tratar todo pedido novo como custo invisível ou toda relação continuada como atendimento sem limites.