IBS e CBS: programa de adaptação exige corrigir falhas nos documentos fiscais

A adaptação dos documentos fiscais ao IBS e à CBS ganhou regras próprias de acompanhamento em 2026. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5, de 12 de agosto, regulamenta o Programa Nacional de Conformidade Tributária para o ano de transição. O programa favorece a correção de falhas, mas não autoriza ignorar avisos ou deixar obrigações para depois.

A regulamentação foi divulgada pela Receita Federal em 13 de agosto e se concentra na adaptação assistida à emissão de documentos fiscais. Empresas, profissionais da contabilidade e responsáveis pelos sistemas precisam observar os critérios do ato, sem tratar o programa como anistia geral ou dispensa de emitir corretamente.

Quem fica enquadrado no programa

O artigo 2º considera enquadrado no PNCT em 2026, ressalvada manifestação em contrário, o sujeito passivo que cumpre as obrigações acessórias previstas na legislação do Imposto sobre Bens e Serviços e da Contribuição sobre Bens e Serviços.

Se esse requisito não for atendido, o ato permite a permanência mediante quatro critérios cumulativos. É necessário demonstrar aumento contínuo e progressivo da emissão de documentos com os campos de IBS e CBS corretamente registrados; atender tempestivamente às intimações e comunicações; retificar até 31 de dezembro de 2026 as inconsistências comunicadas; e indicar e manter profissional da contabilidade responsável pela conformidade fiscal.

O caráter cumulativo importa: cumprir apenas uma dessas condições não equivale a cumprir o conjunto. Também não basta afirmar que o sistema está em adaptação sem acompanhar os erros apontados e as providências necessárias à regularização.

A referência a 31 de dezembro aparece no requisito de retificação das inconsistências comunicadas. Ela convive com a exigência de responder tempestivamente às intimações e comunicações. Por isso, não deve ser lida como autorização para deixar todos os avisos sem resposta até o último dia do ano.

Na rotina, é importante identificar quando a comunicação foi recebida, qual documento está envolvido, que providência foi solicitada e qual prazo consta do procedimento. A correção técnica do sistema e a resposta à administração podem envolver etapas diferentes, que precisam ser acompanhadas em conjunto.

Uma falha recorrente, por exemplo, pode exigir ajuste no emissor e tratamento dos documentos já afetados. Atualizar o programa para as próximas emissões não comprova, por si só, que as inconsistências anteriores foram retificadas. Essa distinção operacional ajuda a organizar a resposta sem presumir que um único ajuste encerre todas as pendências.

Quando a comunicação preserva a espontaneidade

O ato estabelece que determinadas intimações e comunicações não excluem a espontaneidade do participante quando se limitam às ações de cruzamento de dados ou monitoramento previstas na lei e não configuram início de procedimento fiscal.

A ressalva impede uma leitura ampla demais: nem todo contato da administração tributária tem necessariamente o mesmo efeito. É preciso distinguir monitoramento de procedimento fiscal, conforme os artigos 328 e 329 da Lei Complementar nº 214/2025 mencionados na regulamentação.

Preservar a espontaneidade não significa que a inconsistência foi desconsiderada. A finalidade é permitir o tratamento adequado da falha dentro do regime aplicável. O contribuinte continua precisando verificar o aviso e adotar as providências cabíveis.

O Ato Conjunto nº 5 preserva a fruição do prazo previsto no artigo 348, parágrafo 3º, da Lei Complementar nº 214. Esse dispositivo trata de uma hipótese delimitada em 2026: lavrado auto de infração por descumprimento das obrigações acessórias relativas ao IBS e à CBS ali referidas, o sujeito passivo é intimado a suprir a omissão em 60 dias, contados da intimação.

O parágrafo seguinte prevê a extinção da penalidade imposta com o atendimento dessa intimação. Não é, portanto, um prazo uniforme para qualquer cobrança tributária, nem um perdão automático de multas de outros tributos ou períodos.

Confundir esse mecanismo legal com a data de 31 de dezembro pode levar a decisões erradas. Cada regra tem seu contexto: uma integra os critérios de permanência no programa; a outra disciplina a regularização após a autuação descrita na lei.

Qual é o papel do contador

As comunicações sobre omissões, inconsistências e divergências podem ser compartilhadas com o profissional da contabilidade indicado, regularmente registrado e expressamente autorizado. O compartilhamento deve respeitar os poderes concedidos e o sigilo fiscal.

O ato prevê indicação por sistema eletrônico de controle de habilitação e acesso. Também permite ao profissional acompanhar a autorregularização, atender intimações e prestar esclarecimentos. Isso não exige compartilhar senhas pessoais: a representação deve seguir a autorização própria do serviço.

Para organizar a adaptação, vale manter um registro das inconsistências, responsáveis, correções e comprovantes de atendimento. O PNCT oferece instrumentos para melhorar a conformidade, mas o aproveitamento das garantias depende do enquadramento e das condições legais. A simples existência do programa não comprova a regularidade de uma empresa.